Beschreibung
Über die Position
Im Rahmen großer, interdisziplinärer Projekte im Bereich Erneuerbare Energien suchen wir eine engagierte Sachbearbeiterin bzw. einen engagierten Sachbearbeiter (m/w/d) für Dokumentenprozesse und -qualität. In dieser Funktion stellen Sie sicher, dass Projektdokumente nachvollziehbar, revisionssicher und termingerecht bearbeitet sowie übergeben werden. Die Ausschreibung berücksichtigt die geltenden gesetzlichen Vorgaben, insbesondere das Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG).
Ihre Aufgaben
- Prüfung eingehender Unterlagen auf formale Vollständigkeit, Einhaltung interner Vorgaben und Nachverfolgbarkeit; Kennzeichnung und Weiterverfolgung offener Punkte
- Überwachung von Fristen und Meilensteinen im Dokumentationsprozess sowie kontinuierliche Pflege von Statusübersichten und Berichten für Projektleitung und Stakeholder
- Verantwortliche Verwaltung der digitalen Ablage in Microsoft SharePoint inklusive Indexierung, Metadatenpflege und Archivierung sowie Unterstützung bei der Einrichtung und Pflege der Kollaborationsplattform thinkproject
- Operative Unterstützung der Projektteams bei Fragen zur Versionskontrolle, Datei- und Ordnerstruktur, Übergabeprotokollen und Konfigurationsmanagement
- Koordination und Vorbereitung der finalen Projektdokumentationen für interne Freigaben und externe Übergaben gemäß projektspezifischer Spezifikationen
- Mitwirkung an der Weiterentwicklung und Dokumentation von Prozessbeschreibungen, Formularen und Qualitätsvorgaben; Vorschläge zur Verbesserung der Abläufe aktiv einbringen
- Durchführung kleinerer Schulungen und Einweisungen für Projektbeteiligte in dokumentenrelevante Workflows und Tool-Nutzung
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation im administrativen bzw. kaufmännischen Bereich
- Berufserfahrung im Dokumentenmanagement, idealerweise in großen Projekten oder in der Infrastruktur-/Energiewirtschaft
- Praktische Kenntnisse in Microsoft SharePoint; Erfahrung mit thinkproject ist von Vorteil
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)
- Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Fähigkeit, fachliche Inhalte präzise in beiden Sprachen zu dokumentieren
- Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise mit ausgeprägtem Qualitätsbewusstsein und hoher Serviceorientierung gegenüber internen Kunden
- Gute Kommunikationsfähigkeiten, Teamgeist und Bereitschaft zur Zusammenarbeit in interdisziplinären Projektteams
Wir bieten
- Umfassende Sozialleistungen: betriebliche Altersvorsorge, Angebote zur Gesundheitsförderung (z. B. Hansefit) und ergänzende Versicherungsleistungen
- Individuelle Weiterbildungsmaßnahmen, transparente Entwicklungsmöglichkeiten und regelmäßige Feedback- bzw. Entwicklungsgespräche
- Moderne Arbeitsumgebung mit zeitgemäßer IT-Ausstattung, 30 Tagen Urlaub sowie flexiblen Arbeitszeitmodellen und der Möglichkeit zu mobilem Arbeiten, je nach Projektanforderung
- Attraktives Vergütungsmodell mit leistungsbezogenen Komponenten; ggf. Option auf Firmenwagen je nach Funktion/Projekteinbindung
- Zusatzleistungen wie JobRad, Deutschlandticket, Corporate Benefits, Mitarbeiterveranstaltungen und ein unterstützendes Betriebsklima mit festen Ansprechpartnern in der Einarbeitungsphase
Hinweis zur Bewerbung
Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen mit Angabe Ihrer Verfügbarkeit und Ihrer Gehaltsvorstellung. Für Rückfragen steht Ihnen unsere Personalabteilung gern zur Verfügung. Die Stelle wird unter Beachtung aller einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen, inklusive des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes (AEntG), angeboten.
