Beschreibung
Über die Position
In dieser Rolle sind Sie verantwortlich für die Governance und Operationalisierung der Dokumenten- und Informationsflüsse in komplexen Großprojekten. Sie sorgen dafür, dass Dokumentationsprozesse audit‑ready sind, Kennzahlen (KPIs) transparent erfasst werden und Schnittstellen zu BIM/CDE‑Umgebungen reibungslos funktionieren. Ihr Fokus liegt auf Compliance, Nachvollziehbarkeit, Ablage‑ und Löschkonzepten sowie der effizienten Einbindung von Lieferanten über Onboarding‑Prozesse und SLA‑Vereinbarungen.
Sie arbeiten eng mit Projektleitungen, Fachabteilungen, IT und externen Partnern zusammen, führen ein Team von Document Controllern fachlich und treiben standardisierte, messbare Prozesse voran. Die Position behält die Balance zwischen operativer Dokumentenpflege und strategischer Weiterentwicklung des Dokumentenmanagements.
Ihre Aufgaben
- Entwicklung und Implementierung von Governance‑Richtlinien für Dokumentenmanagement: Rollen, Rechte, Freigabeprozesse und Audit‑Trails.
- Etablierung und Monitoring von KPIs (z. B. Dokumenten‑Vollständigkeit, Durchlaufzeiten, Fehlerquoten, SLA‑Erfüllung) inklusive regelmäßiger Dashboards und Management‑Reporting.
- Sicherstellung von Audit‑Readiness: Vorbereitung von Dokumentationspaketen für interne und externe Prüfungen (z. B. Abnahmen, Zertifizierungen, Auftraggeberaudits) und Betreuung der Auditprozesse.
- Verantwortung für Aufbewahrungs‑ und Löschkonzepte: Klassifizierung, rechtliche Vorgaben, Transfer in Langzeitarchive und datenschutzkonforme Löschprozesse.
- Koordination der technischen Schnittstellen zu BIM/CDE/SharePoint‑Systemen; Begleitung von Integrationen, Migrationen und Datenharmonisierung.
- Operative Leitung und fachliche Betreuung der Document Controller; Planung von Kapazitäten, Qualitätssicherung und Durchführung von Trainings zur Steigerung der Anwenderkompetenz.
- Aufbau von Lieferanten‑Onboardingprozessen inklusive Checklisten, Schulungen und vertraglich abgestimmten SLAs zur Sicherstellung konsistenter Datenlieferungen.
- Erstellung und Pflege standardisierter Vorlagen, Checklisten und Übergabe‑Dossiers für Inbetriebnahme, Abnahme und Projektabschluss.
- Initiierung kontinuierlicher Verbesserungen: Lessons Learned, Prozessanpassungen und Einführung neuer Tools oder Workflows zur Effizienzsteigerung.
Ihr Profil
- Abgeschlossenes technisches Studium oder vergleichbare Qualifikation mit technischem Hintergrund.
- Mehrjährige, nachweisbare Erfahrung im Dokumenten‑/Informationsmanagement komplexer, interdisziplinärer Großprojekte; idealerweise mit Exposure zu Bau, Infrastruktur oder Anlagenbetrieb.
- Fundierte Kenntnisse in DMS/CDE‑Systemen; Erfahrung mit thinkproject, SharePoint oder vergleichbaren Plattformen von Vorteil sowie sicherer Umgang mit MS Office und Adobe‑Tools.
- Sehr gute Deutsch‑ und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, um internationale Stakeholder und auditsicheres Reporting zu bedienen.
- Verständnis für rechtliche und regulatorische Rahmenbedingungen einschließlich relevanter Aspekte der Entsenderegelungen (AEntG) bei grenzüberschreitenden Einsätzen.
- Analytische Fähigkeiten zur Definition und Interpretation von KPIs, strukturierte Arbeitsweise, hohe Verlässlichkeit und Verantwortung bei sensiblen Dokumenten.
- Ausgeprägte Kommunikations‑ und Moderationskompetenz, Erfahrung in der Schulung unterschiedlicher Zielgruppen und im Lieferantenmanagement.
Wir bieten
- Gesundheit & Sicherheit: Teilnahme an Gesundheitsprogrammen, optionale Krankenzusatzversicherung sowie Angebote zur betrieblichen Altersvorsorge. Bei Auslandseinsätzen werden die Bestimmungen des Arbeitnehmer‑Entsendegesetzes (AEntG) beachtet.
- Entwicklung & Karriere: Persönliche Weiterbildungsbudgets, regelmäßige Entwicklungsgespräche und eine strukturierte Einarbeitung mit klaren Kompetenzzielen.
- Arbeitswelt & Flexibilität: Moderne Ausstattung, 30 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeitmodelle sowie die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten je nach Projektanforderung; leistungsorientierte Vergütung und projektbezogene Bonusoptionen.
- Kultur & Zusatzleistungen: Corporate Benefits, JobRad‑Leasing, Deutschlandticket, regelmäßige Mitarbeiterevents und ein kollegiales, inklusives Arbeitsumfeld mit aktiver Mitbestimmung.
Wir fördern Chancengleichheit und freuen uns über Bewerbungen von Menschen aller Hintergründe. Wenn Sie Governance, Audit‑Readiness und technische Integrationen zusammenführen und so die Informationsqualität in Großprojekten nachhaltig sicherstellen möchten, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
