Beschreibung
Ihre Aufgaben
- Terminmanagement: Eigenständige Planung, Organisation und Koordination betrieblicher Vorsorge- und Untersuchungstermine.
- Administrative Betreuung: Verwaltung und Nachverfolgung von Untersuchungsterminen sowie zugehörigen organisatorischen Abläufen.
- Fristenüberwachung: Kontrolle relevanter Termine, Fristen und Wiedervorlagen zur Sicherstellung einer termingerechten Durchführung.
- Dokumentenmanagement: Pflege, Aktualisierung und strukturierte Verwaltung von Unterlagen, Übersichten und administrativen Dokumentationen.
- Kommunikation: Abstimmung mit Mitarbeitenden, internen Fachabteilungen, Betriebsärzten und externen Dienstleistern.
- Datenschutz: Sicherstellung eines vertraulichen und datenschutzkonformen Umgangs mit sensiblen Informationen und Unterlagen.
- Prozessunterstützung: Unterstützung bei der Optimierung und Weiterentwicklung organisatorischer und administrativer Arbeitsabläufe.
- Allgemeine Sachbearbeitung: Übernahme weiterer kaufmännischer und organisatorischer Aufgaben im Tagesgeschäft.
Ihr Profil
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, beispielsweise als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Idealerweise erste Berufserfahrung in der kaufmännischen Sachbearbeitung, Personaladministration, Terminplanung oder Büroorganisation.
- Gute bis sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere in Outlook, Excel und Word.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
- Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise.
- Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten.
- Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein.
- Sorgfalt und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.
- Erste Erfahrungen im Bereich betriebliche Gesundheitsvorsorge, Arbeitsmedizin oder Arbeitssicherheit sind von Vorteil, jedoch keine Voraussetzung.
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