Beschreibung
Über die Position
Als Projektdokumentations-Spezialist (m/w/d) übernehmen Sie die operative und prozessuale Betreuung der technischen und vertraglichen Nachweisführung in komplexen Großprojekten. Sie stellen sicher, dass Unterlagen strukturiert, revisionssicher und termingerecht bereitgestellt werden – von der Konzeptphase über die Ausführung bis zur Übergabe und Nachbetreuung. Dabei arbeiten Sie mit Projektleitungen, technischen Fachbereichen, Zulieferern und internen DMS‑Teams zusammen und treiben pragmatische Verbesserungen an.
Ihre Aufgaben
- Sie konzipieren und implementieren projektbezogene Ablagestrukturen, Metadatenmodelle und Freigabeprozesse, sodass Dokumente leicht auffindbar und rechtssicher archiviert werden.
- Sie begleiten das Dokumentations-Team fachlich, unterstützen bei der Aufgabenverteilung und fördern die Entwicklung durch Coaching, Review‑Sessions und praxisnahe Workshops.
- Sie moderieren die Kommunikation zwischen Projektbeteiligten, Lieferanten und dem internen Support bei Änderungen im DMS‑Betrieb (z. B. Rollouts, Rechtevergaben, Release‑Upgrades).
- Sie führen Qualitätskontrollen durch—z. B. Plausibilitätsprüfungen, Nachverfolgung offener Kommentare, Erstellen von Abweichungslisten—und leiten daraus Maßnahmen zur Prozessoptimierung ab.
- Sie unterstützen konkrete Anwendungsfälle wie die Migration von Dokumentenbeständen in ein neues System, die Erstellung von Übergabe‑Dossiers für Inbetriebnahme oder die Umsetzung vertragsrelevanter Nachweispflichten.
- Sie dokumentieren Lessons‑Learned, entwickeln Vorlagen und Checklisten und tragen so zur Standardisierung und Beschleunigung von Freigabezyklen bei.
Ihr Profil
- Sie verfügen über ein abgeschlossenes technisches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation mit technischem oder ingenieurmäßigen Schwerpunkt.
- Sie bringen praktische Erfahrung in der Steuerung von Dokumentationsprozessen innerhalb umfangreicher, interdisziplinärer Projekte mit. Erfahrungen aus Bau‑, Anlagen‑ oder Infrastrukturprojekten sind besonders willkommen.
- Sicherer Umgang mit modernen DMS‑ und Kollaborationstools ist für Sie selbstverständlich. Kenntnisse in thinkproject sind ein Plus; Erfahrung mit SharePoint, MS Office‑Paket und Adobe‑Tools werden erwartet.
- Sie kommunizieren klar auf Deutsch und Englisch (schriftlich und mündlich) und erklären technische Abläufe auch für nicht‑technische Stakeholder verständlich.
- Ihre Arbeitsweise ist strukturiert und lösungsorientiert: Sie priorisieren Aufgaben, behalten Fristen im Blick und handeln auch in Zeiten hoher Belastung verantwortungsbewusst.
- Sie bringen didaktisches Geschick mit, um Anwenderinnen und Anwender praxisnah zu schulen und Change‑Prozesse aktiv zu begleiten.
Wir bieten
- Gesundheit & Sicherheit: Zugang zu unserem Gesundheitsförderprogramm (z. B. Fitnessangebote), optionale Krankenzusatzversicherung und betriebliche Vorsorgeangebote. Bei einschlägiger Entsendung gelten die entsprechenden Regelungen des Arbeitnehmer‑Entsendegesetzes (AEntG).
- Entwicklung & Karriere: Individuelle Weiterbildungsbudgets, regelmäßige Entwicklungsgespräche und eine strukturierte Einarbeitung durch erfahrene Kolleginnen und Kollegen.
- Arbeitswelt & Flexibilität: Moderne Arbeitsausstattung, 30 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten, abhängig von Projektanforderungen. Projektbezogene Benefits wie Dienstwagen oder Bonusregelungen sind möglich.
- Kultur & Zusatzleistungen: Vielfältige Vergünstigungen (Corporate Benefits), JobRad‑Leasing, Mitarbeitendenevents, ein offenes Feedbackklima und Angebote zur betrieblichen Mitbestimmung.
Wir fördern Chancengleichheit und begrüßen Bewerbungen von Menschen aller Hintergründe. Wenn Sie Projektabläufe transparent gestalten und Dokumentationsprozesse nachhaltig verbessern möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
