Vorbereitung Telefoninterview: Wie Sie es richtig machen

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Aufgrund des wachsenden Trends zur Remote-Arbeit und digitaler Rekrutierungsverfahren sind Telefoninterviews heutzutage ein wichtiger Bestandteil des Bewerbungsprozesses. Wenn Sie als Bewerber auf ein Telefoninterview eingeladen werden, können Sie einen potenziellen Arbeitgeber von Ihren Fähigkeiten und Ihrer Eignung für eine Stelle überzeugen. Wir möchten Ihnen zehn wichtige Tipps geben, die Ihnen dabei helfen, sich optimal auf ein Telefoninterview vorzubereiten und Ihre Chancen auf den gewünschten Job zu erhöhen.

Was ist ein Telefoninterview?

Das Telefoninterview ist eine telefonische Alternative zum persönlichen Vorstellungsgespräch, häufig wird es auch als Vorstufe und erstes Kennenlernen genutzt. Der Recruiter kann mit einem telefonischen Gespräch passende Kandidaten herausfiltern, um Sie anschließend zu einem folgenden persönlichen Gespräch einzuladen.

Vorstellungsgespräche über das Telefon werden im Vorfeld mit dem Bewerber terminlich abgestimmt – ähnlich, wie das also auch bei einem persönlichen Vorstellungsgespräch gehandhabt wird. 

Die Einladung von dem Unternehmen zu einem Telefoninterview deutet darauf hin, dass man an einem Gespräch mit Ihnen interessiert ist – sonst würde man sich die Zeit für ein Vorstellungsgespräch mit Ihnen gar nicht nehmen. Der Personalverantwortliche oder Recruiter möchte sich mithilfe des Telefonats einen näheren Eindruck von Ihnen verschaffen. 

Warum Unternehmen Telefoninterviews durchführen

Vorteile von Telefoninterviews für Unternehmen

Telefoninterviews bieten Unternehmen zahlreiche Vorteile, die den Bewerbungsprozess effizienter und kostengünstiger gestalten. Durch den Einsatz von Telefoninterviews können Unternehmen eine größere Anzahl von Kandidaten in kürzerer Zeit erreichen und deren Fähigkeiten und Qualifikationen überprüfen, ohne dass ein persönliches Treffen erforderlich ist. Dies spart nicht nur Zeit, sondern auch Ressourcen für beide Seiten. Unternehmen können so schnell eine erste Auswahl treffen und sich auf die vielversprechendsten Bewerber konzentrieren. Zudem ermöglichen Telefoninterviews eine flexible Terminplanung, was besonders in der heutigen, schnelllebigen Arbeitswelt von Vorteil ist.

Unternehmen, die Telefoninterviews nutzen

Viele namhafte Unternehmen setzen auf Telefoninterviews als festen Bestandteil ihres Bewerbungsprozesses. Dazu gehören unter anderem Lidl, Deutsche Bahn, Bechtle, Cornelsen Verlag, Deutsche Bank, Hays, Xing und Zeiss. Diese Unternehmen nutzen Telefoninterviews, um die besten Kandidaten für ihre offenen Stellen zu identifizieren und den Bewerbungsprozess effizient zu gestalten. Durch die Nutzung von Telefoninterviews können diese Unternehmen sicherstellen, dass sie eine breite Palette von Bewerbern erreichen und die besten Talente für ihre Teams gewinnen.

Die Einladung zum Telefoninterview bestätigen

Wenn Sie aufgrund einer Bewerbung eine Einladung zu einem Telefoninterview erhalten, gibt es einige Punkte zu beachten. 

In jedem Fall sollten Sie den Eingang der Einladung kurz bestätigen und Ihrem Ansprech- oder Gesprächspartner eine Telefonnummer mitteilen. 

Nach einer Einladung zum Vorstellungsgespräch sollte Ihre Antwort relativ schnell erfolgen. Das bedeutet, Sie sollten sich nicht mehr als zwei Tage dafür Zeit nehmen, den Termin zu bestätigen, um einen alternativen Termin zu bitten oder ihn abzusagen. Sie sollten eine gute Begründung haben, wenn Sie erst verspätet auf eine Einladung zum Vorstellungstermin antworten. Beispiele für legitime Gründe wären Krankheit oder Urlaub. 

Was gehört in eine Bestätigung zum Telefoninterview?

Wir empfehlen Ihnen, ein wenig Zeit in die Beantwortung der Einladung zu investieren. Vermeiden Sie es daher, nur kurz und knapp oder gar formlos auf die Einladung zum Telefoninterview zu reagieren. 

Wenn Sie sich um eine angemessene Antwort auf die Einladung bemühen, können Sie sich bereits dadurch von anderen Bewerbern abheben.

Mit nur einem Satz auf die Einladung zu antworten, wirkt auf den Personaler lustlos und zeugt von Desinteresse. Geben Sie Ihrer Antwort also eine angemessene, persönliche Note.

Ihre Antwort sollte in jedem Fall Ihren Dank auf die Einladung zum Telefongespräch beinhalten sowie die Freude über das bevorstehende Gespräch ausdrücken. Anschließend sollte die Zusage oder ein alternativer Terminvorschlag formuliert werden. Hat sich für Sie in der Zwischenzeit eine andere berufliche Möglichkeit aufgetan oder Sie sind aus anderen Gründen verhindert, sollten Sie stattdessen trotzdem unbedingt höflich absagen!

Um Ihre Antwort abzurunden, dürfen Ihre Kontaktdaten in keinem Fall fehlen. Neben der Telefonnummer, unter der Sie zu erreichen sind, sollten Sie auch Ihre übrigen Kontaktdaten angeben. Geben Sie ruhig – falls vorhanden – die Links zu Ihren Profilen auf Xing oder LinkedIn an.

Beispiel für eine Antwort auf die Einladung zum Telefoninterview:

Sehr geehrte Frau XY/Sehr geehrter Herr XY,

vielen Dank für Ihre Einladung für ein Telefoninterview am [TT.MM.JJJJ] um [Uhrzeit]. Ich freue mich auf die Möglichkeit, Sie telefonisch von meiner Person für den Job zu überzeugen.

Hiermit bestätige ich den von Ihnen vorgeschlagenen Termin. Sollte es zu kurzfristigen Änderungen kommen, erreichen Sie mich bei Bedarf gerne unter der [Telefonnummer].

Ich freue mich auf das bevorstehende Telefongespräch und verbleibe mit freundlichen Grüßen

[Vorname und Nachname]

Ihre Telefonnummer

Optionale Telefonnummer

Ihre Anschrift

Links zu Ihren Business-Profilen (Xing / LinkedIn)

Sie können auf die Einladung zum telefonischen Vorstellungsgespräch schriftlich oder telefonisch antworten – beide Möglichkeiten wirken professionell. 

Generell sind Sie mit der schriftlichen Antwort auf der sicheren Seite, da es passieren kann, dass der Personalverantwortliche Ihren Anruf nicht entgegennehmen und eine E-Mail hingegen in einem passenden Moment lesen kann.

Recherche zum Unternehmen

Bevor Sie an einem Telefoninterview teilnehmen, ist es entscheidend, dass Sie sich gründlich über das Unternehmen informieren. Dies zeigt dem Interviewer, dass Sie wirklich an der Stelle und der Firma interessiert sind und hilft Ihnen dabei, im Gespräch souverän und kompetent zu wirken.

Halten Sie zudem Ihre Bewerbungsunterlagen während des Interviews griffbereit, da Personalverantwortliche oft auf diese zugreifen, um spezifische Fragen zu klären.

Unternehmenskultur, Werte und Ziele

Beschäftigen Sie sich mit der Philosophie des Unternehmens, seiner Mission und den Werten, die es verkörpert. Unternehmen legen oft großen Wert darauf, dass neue Mitarbeiter gut zur bestehenden Unternehmenskultur passen. Zeigen Sie während des Interviews, dass Sie sich mit den Werten identifizieren können und diese teilen.

Produkte und Dienstleistungen

Machen Sie sich mit den angebotenen Produkten oder Dienstleistungen vertraut, um im Interview gezielt auf diese eingehen zu können. Informieren Sie sich über aktuelle Projekte und Erfolge des Unternehmens. So können Sie Ihre eigenen Erfahrungen und Kenntnisse besser in den Kontext des Unternehmens einordnen und Ihren potenziellen Mehrwert verdeutlichen.

Branchennews und aktuelle Entwicklungen

Bleiben Sie auf dem Laufenden über die neuesten Entwicklungen in der Branche, um im Interview einen fundierten Eindruck zu hinterlassen. Zeigen Sie, dass Sie sich für Trends interessieren und sich der Herausforderungen bewusst sind, denen das Unternehmen gegenübersteht. Dadurch signalisieren Sie, dass Sie bereit sind, einen aktiven Beitrag zur Zukunft des Unternehmens zu leisten.

Stellenanforderungen gründlich analysieren

Um im Telefoninterview zu überzeugen, ist es unerlässlich, dass Sie die Anforderungen der ausgeschriebenen Stelle genau kennen und verstehen. Dies ermöglicht es Ihnen, gezielt auf Ihre Stärken und Qualifikationen einzugehen und zu verdeutlichen, warum Sie der ideale Kandidat für die Position sind.

Stellenbeschreibung und geforderte Qualifikationen

Lesen Sie die Stellenbeschreibung sorgfältig durch und machen Sie sich mit den geforderten Qualifikationen, Fähigkeiten und Erfahrungen vertraut. Stellen Sie sicher, dass Sie die spezifischen Anforderungen der Position kennen und bereit sind, darauf einzugehen, wie Ihre bisherigen Erfahrungen und Kenntnisse diese Anforderungen erfüllen.

Übereinstimmung mit dem eigenen Profil herausstellen

Betrachten Sie Ihre eigene berufliche Laufbahn und identifizieren Sie die Aspekte, die besonders gut zur ausgeschriebenen Stelle passen. Denken Sie an konkrete Beispiele, in denen Sie Ihre Fähigkeiten und Kompetenzen unter Beweis gestellt haben, und bereiten Sie sich darauf vor, diese im Interview zu präsentieren. Zeigen Sie dabei auch, wie Sie durch Ihre bisherigen Erfahrungen und Kenntnisse einen Mehrwert für das Unternehmen schaffen können.

Häufige Fragen im Telefoninterview vorbereiten

Ein guter Weg, um im Telefoninterview selbstbewusst und überzeugend aufzutreten, ist die Vorbereitung auf typische Fragen. Bereiten Sie Antworten auf verschiedene Arten von Fragen vor, um für jede Situation gewappnet zu sein und einen umfassenden Eindruck Ihrer Qualifikationen und Persönlichkeit zu vermitteln.

Allgemeine Fragen

Diese Fragen beziehen sich meist auf Ihre Person, Ihren Werdegang und Ihre Motivation für die ausgeschriebene Stelle. Beispiele für allgemeine Fragen sind „Wo sehen Sie sich in 5 Jahren?“ oder „Warum haben Sie sich bei uns beworben?“. Überlegen Sie sich im Voraus, welche Aspekte Ihrer Persönlichkeit und Ihrer beruflichen Laufbahn Sie hervorheben möchten, und bereiten Sie Antworten vor, die diese Aspekte betonen.

Fachliche Fragen

Diese Fragen zielen darauf ab, Ihre fachliche Expertise und Ihre Kenntnisse in einem bestimmten Bereich zu überprüfen. Dazu gehören Fragen wie „Welche Erfahrungen haben Sie mit X-Technologie?“ oder „Wie würden Sie in dieser Situation vorgehen?“. Seien Sie bereit, Ihre fachlichen Fähigkeiten anhand konkreter Beispiele zu demonstrieren und zu erklären, wie Sie diese in der ausgeschriebenen Position einsetzen würden.

Verhaltensbezogene Fragen

Bei diesen Fragen geht es darum, Ihre Soft Skills und Ihre Fähigkeit, in bestimmten Situationen angemessen zu reagieren, zu bewerten. Typische verhaltensbezogene Fragen sind „Wie gehen Sie mit Veränderungen um?“ oder „Wie gehen Sie mit Stress um?“. Verwenden Sie die STAR-Methode (Situation, Task, Action, Result), um Ihre Antworten zu strukturieren und den Interviewern ein klares Bild davon zu geben, wie Sie in der Vergangenheit gehandelt haben und wie Sie in ähnlichen Situationen in der Zukunft agieren würden.

STAR-Methode für Erfolgsstorys nutzen

Im Telefoninterview möchten Sie Ihre Erfolge und Fähigkeiten so präsentieren, dass der Interviewer einen guten Eindruck von Ihnen bekommt und Sie als idealen Kandidaten für die ausgeschriebene Stelle erachtet. Der Telefoninterview Ablauf ist strukturiert und sollte im Voraus vereinbart werden, um eine reibungslose Durchführung zu gewährleisten. Eine bewährte Methode, um Ihre Erfahrungen und Erfolge strukturiert und überzeugend darzustellen, ist die STAR-Methode.

Die Abkürzung STAR steht für Situation, Task, Action und Result (Situation, Aufgabe, Handlung, Ergebnis):

• Situation: Beginnen Sie damit, die Situation zu beschreiben, in der Sie sich befunden haben. Geben Sie dem Interviewer einen kurzen Überblick über den Kontext und die Umstände, unter denen Sie eine bestimmte Herausforderung oder Aufgabe bewältigt haben.

• Task: Erläutern Sie anschließend die Aufgabe oder das Problem, das Sie zu lösen hatten. Zeigen Sie, welche Ziele Sie erreichen oder welche Schwierigkeiten Sie bewältigen mussten, um den Erfolg zu erzielen.

• Action: Beschreiben Sie die konkreten Schritte oder Handlungen, die Sie unternommen haben, um die Aufgabe zu bewältigen oder das Problem zu lösen. Verdeutlichen Sie, welche Fähigkeiten oder Strategien Sie eingesetzt und wie Sie mit anderen zusammengearbeitet haben, um ein erfolgreiches Ergebnis zu erzielen.

• Result: Schließen Sie Ihre Erfolgsstory mit dem erreichten Ergebnis ab. Stellen Sie heraus, wie Ihre Handlungen zu einem positiven Ausgang geführt haben und welche Auswirkungen das auf Ihre Arbeit oder Ihr Team hatte. Zeigen Sie, was Sie aus dieser Erfahrung gelernt haben und wie Sie diese Erkenntnisse in zukünftigen Situationen anwenden können.

Ablauf eines Telefoninterviews

Wie läuft ein Telefoninterview ab?

Ein Telefoninterview verläuft in der Regel ähnlich wie ein persönliches Vorstellungsgespräch, jedoch ohne die visuelle Komponente. Der Interviewer wird Ihnen Fragen stellen, um Ihre Fähigkeiten, Qualifikationen und Ihre Eignung für die ausgeschriebene Stelle zu überprüfen. Es ist wichtig, dass Sie sich auf diese Fragen gut vorbereiten und Ihre Antworten klar und präzise formulieren. Der Ablauf eines Telefoninterviews kann je nach Unternehmen und Situation variieren, aber typischerweise beginnt das Gespräch mit einer kurzen Vorstellung des Unternehmens und der Position. Anschließend werden Ihnen Fragen zu Ihrem beruflichen Werdegang, Ihren Fähigkeiten und Ihrer Motivation gestellt. Zum Abschluss haben Sie oft die Möglichkeit, eigene Fragen zu stellen und mehr über das Unternehmen und die Stelle zu erfahren. Eine gute Vorbereitung und eine klare Kommunikation sind entscheidend, um im Telefoninterview einen positiven Eindruck zu hinterlassen.

Fragen für den Interviewer vorbereiten

Ein Telefoninterview ist nicht nur eine Gelegenheit für den Interviewer, Sie kennenzulernen, sondern auch für Sie, mehr über das Unternehmen und die Stelle zu erfahren. Durch das Stellen von Rückfragen demonstrieren Sie Ihr Interesse und Engagement für die Position und das Unternehmen. Eine gute Vorbereitung eigener Fragen hilft Ihnen dabei, sich im Gespräch kompetent und interessiert zu präsentieren.

Zeigen Sie Interesse und Engagement

Bereiten Sie einige Rückfragen vor, die Ihr Interesse an der Stelle und dem Unternehmen unterstreichen. Fragen Sie nach Details zur Unternehmenskultur, zur Rolle der ausgeschriebenen Position im Team oder zu den Herausforderungen, denen das Unternehmen aktuell gegenübersteht. Dies zeigt, dass Sie sich aktiv mit dem Unternehmen auseinandersetzen und motiviert sind, einen Beitrag zu dessen Erfolg zu leisten.

Umgang mit schwierigen Fragen und Situationen im Telefoninterview

Trotz sorgfältiger Vorbereitung kann es im Telefoninterview zu schwierigen Fragen oder unerwarteten Situationen kommen. In solchen Momenten ist es wichtig, ruhig und gelassen zu bleiben und sich darauf zu konzentrieren, die Situation bestmöglich zu bewältigen. Vermeiden Sie dabei unbedingt 'No-Gos', da diese den Eindruck des Bewerbers negativ beeinflussen können.

Hier einige Tipps, wie Sie mit schwierigen Fragen oder Situationen umgehen können:

Nicht sofort antworten

Wenn Sie mit einer schwierigen Frage konfrontiert werden, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um darüber nachzudenken, bevor Sie antworten. Atmen Sie tief durch und sammeln Sie Ihre Gedanken. Wenn nötig, bitten Sie den Interviewer kurz um etwas Bedenkzeit. Eine gut durchdachte Antwort ist besser als eine vorschnelle Reaktion.

Ehrlichkeit und Transparenz

Sollten Sie auf eine Frage keine Antwort wissen oder mit einer bestimmten Situation nicht vertraut sein, seien Sie ehrlich und geben Sie dies offen zu. Versuchen Sie jedoch, Ihre Antwort positiv zu gestalten, indem Sie betonen, dass Sie bereit sind, Neues zu lernen und sich weiterzuentwickeln.

Erklären und umformulieren

Wenn eine Frage unklar ist oder Sie sie nicht sofort verstehen, zögern Sie nicht, den Interviewer um eine Klarstellung oder Neuformulierung der Frage zu bitten. Dies zeigt, dass Sie aufmerksam zuhören und sicherstellen möchten, dass Sie die Frage korrekt beantworten.

Umgang mit Kritik

Wenn Sie während des Interviews mit Kritik konfrontiert werden, bleiben Sie ruhig und gelassen. Hören Sie aufmerksam zu, was der Interviewer sagt, und versuchen Sie, die Kritik konstruktiv aufzunehmen. Bedanken Sie sich für das Feedback und erläutern Sie, wie Sie dieses nutzen können, um sich zu verbessern und weiterzuentwickeln.

Indem Sie lernen, mit schwierigen Fragen und Situationen im Telefoninterview umzugehen, zeigen Sie Ihre Anpassungsfähigkeit und Stressresistenz – wichtige Eigenschaften für viele Berufsfelder. Behalten Sie die Ruhe und Fokus, und nutzen Sie diese Herausforderungen als Gelegenheit, Ihre Problemlösungsfähigkeiten und Ihre Bereitschaft zur kontinuierlichen Verbesserung unter Beweis zu stellen.

Technische Vorbereitung und ruhige Umgebung sicherstellen

Um sicherzustellen, dass Ihr Telefoninterview reibungslos verläuft, ist es wichtig, dass Sie sich auch auf technische Aspekte und eine angemessene Umgebung vorbereiten. Eine gute technische Vorbereitung und eine ruhige Umgebung tragen dazu bei, dass Sie sich während des Interviews auf den Inhalt konzentrieren können und keine unnötigen Störungen auftreten.

Technische Ausstattung prüfen

Stellen Sie sicher, dass Ihr Telefon oder das Gerät, mit dem Sie das Interview führen, vollständig geladen und funktionstüchtig ist. Prüfen Sie im Vorfeld, ob die Tonqualität gut ist und ob Sie über eine stabile Internetverbindung verfügen, falls das Interview über eine Online-Plattform stattfindet. Bereiten Sie auch Kopfhörer oder ein Headset mit Mikrofon vor, um eine klare Kommunikation ohne Störgeräusche sicherzustellen.

Ruhige Umgebung schaffen

Wählen Sie für das Interview einen ruhigen, störungsfreien Ort, an dem Sie sich wohlfühlen und ungestört sprechen können. Informieren Sie die Personen in Ihrer Umgebung über das bevorstehende Interview, damit sie Sie währenddessen nicht stören. Schließen Sie Fenster und Türen, um Hintergrundgeräusche zu minimieren, und stellen Sie sicher, dass Sie einen bequemen Platz zum Sitzen und eine gute Körperhaltung einnehmen können.

Körpersprache und Stimme bewusst einsetzen

Auch wenn ein Telefoninterview keine visuelle Komponente hat, spielt die Art und Weise, wie Sie sprechen und sich ausdrücken, eine entscheidende Rolle für den Gesamteindruck, den Sie hinterlassen. Durch den bewussten Einsatz Ihrer Stimme und Körpersprache können Sie im Interview selbstbewusst und authentisch wirken und Ihre Aussagen unterstreichen.

Deutlichkeit und Tempo

Achten Sie darauf, deutlich und in einem angemessenen Tempo zu sprechen, damit der Interviewer Ihre Antworten problemlos verstehen kann. Sprechen Sie weder zu schnell noch zu langsam und machen Sie gelegentlich kurze Pausen, um Ihre Gedanken zu sammeln und dem Interviewer Zeit zum Verarbeiten Ihrer Informationen zu geben.

Tonfall und Betonung

Nutzen Sie Ihren Tonfall und die Betonung Ihrer Stimme, um Ihre Aussagen zu unterstreichen und Emotionen auszudrücken. Zeigen Sie Begeisterung und Engagement, indem Sie Ihre Stimme variieren und wichtige Punkte betonen. Vermeiden Sie jedoch, monoton oder emotionslos zu klingen, da dies den Interviewer möglicherweise langweilen oder entmutigen könnte.

Körperhaltung und Mimik

Obwohl der Interviewer Sie nicht sehen kann, beeinflusst Ihre Körperhaltung und Mimik den Klang Ihrer Stimme und die Art und Weise, wie Sie sich ausdrücken. Achten Sie auf eine aufrechte Körperhaltung und lächeln Sie gelegentlich, um eine positive, offene und freundliche Atmosphäre zu schaffen. Dies kann Ihnen auch dabei helfen, selbstbewusster und entspannter zu wirken.

Nachbereitung und Follow-up des Telefoninterviews

Nachdem das Telefoninterview beendet ist, sollten Sie einige Schritte unternehmen, um die Ergebnisse des Gesprächs auszuwerten und einen positiven Nachklang zu hinterlassen. Die Nachbereitung des Interviews hilft Ihnen, Ihre Leistung zu reflektieren und sich auf eventuelle Folgegespräche vorzubereiten.

Selbstreflexion

Nehmen Sie sich etwas Zeit, um das Interview zu reflektieren und Ihre Leistung zu bewerten. Überlegen Sie, welche Aspekte gut gelaufen sind und wo es Verbesserungspotenzial gibt. Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um sich auf zukünftige Interviews besser vorzubereiten und Ihre Präsentation und Kommunikation weiter zu optimieren.

Notizen auswerten

Gehen Sie Ihre während des Interviews gemachten Notizen durch und heben Sie wichtige Punkte oder Informationen hervor, die Ihnen der Interviewer genannt hat. Diese Informationen können Ihnen bei der Entscheidungsfindunghinsichtlich des Jobs oder bei der Vorbereitung auf weitere Gespräche helfen.

Follow-up per E-Mail

Schicken Sie dem Interviewer eine Dankes-E-Mail, in der Sie sich für das Gespräch bedanken und Ihre Motivation für die Position nochmals unterstreichen. Diese Geste zeigt Ihre Wertschätzung und Professionalität und kann Ihnen dabei helfen, einen bleibenden positiven Eindruck zu hinterlassen. In der E-Mail können Sie auch auf Fragen oder Themen eingehen, die während des Interviews angesprochen wurden, um Ihr Interesse und Ihr Engagement zu verdeutlichen.

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