Telefoninterview: Vorbereitung und Tipps für das telefonische Vorstellungsgespräch

Inhaltsverzeichnis

Das Telefoninterview gewinnt für Unternehmen im Bewerbungsprozess immer mehr an Beliebtheit und Bedeutung. Bewerber werden vor einem persönlichen Vorstellungsgespräch immer häufiger zu einem Telefoninterview eingeladen. 

Es ist eine Alternative zum persönlichen Vorstellungsgespräch und dient häufig als Vorstufe und erstes Kennenlernen.

Was in einem Telefoninterview auf Sie zukommt und wie Sie sich gut darauf vorbereiten können, erfahren Sie in diesem Artikel.

Was ist ein Telefoninterview?

Das Telefoninterview ist eine telefonische Alternative zum persönlichen Vorstellungsgespräch, häufig wird es auch als Vorstufe und erstes Kennenlernen genutzt. Der Recruiter kann mit einem telefonischen Gespräch passende Kandidaten herausfiltern, um Sie anschließend zu einem folgenden persönlichen Gespräch einzuladen.

Vorstellungsgespräche über das Telefon werden im Vorfeld mit dem Bewerber terminlich abgestimmt - ähnlich wie das also auch bei einem persönlichen Vorstellungsgespräch gehandhabt wird. 

Die Einladung von dem Unternehmen zu einem Telefoninterview deutet darauf hin, dass man an einem Gespräch mit Ihnen interessiert ist - sonst würde man sich die Zeit für ein Vorstellungsgespräch mit Ihnen gar nicht nehmen. 

Der Personalverantwortliche oder Recruiter möchte sich mithilfe des Telefonats einen näheren Eindruck von Ihnen verschaffen. 

Vor- und Nachteile des Telefoninterview

Das telefonische Vorstellungsgespräch bietet nicht nur für das Unternehmen, sondern auch für Sie einige Vorteile:

• Sie sparen Zeit und Kosten, da Sie keine Anreise haben

• Sie können sich Notizen und wichtige Unterlagen bereitlegen

• Das Telefonat in Ihrem gewohnten und vertrauten Umfeld gibt Ihnen Sicherheit

• Ihr Aussehen und äußeres Erscheinungsbild ist unwichtig und Sie müssen sich keine Gedanken über die Kleidungswahl machen

• Man sieht Ihnen Ihre eventuelle Nervosität nicht an

• Sie müssen im Vorfeld weniger organisieren, wie zum Beispiel die Anreise

Es gibt allerdings auch Nachteile:

• Sie können nicht mit Ihrer Mimik und Gestik, wie zum Beispiel einem freundlichen Lächeln, überzeugen

• Die Konzentration liegt auf Ihrer Stimme

• Ihre Ausdrucksweise und der Inhalt des Gesagtem stehen im Fokus

• In den eigenen 4 Wänden kann es schwerfallen, für das Gespräch eine professionelle Atmosphäre zu schaffen

• Die Körpersprache des Gesprächspartners ist nicht sichtbar und daher ist das Gegenüber schwer einschätzbar

Wie antworte ich auf eine Einladung zum Telefoninterview?

Wenn Sie aufgrund einer Bewerbung eine Einladung zu einem Telefoninterview erhalten, gibt es einige Punkte zu beachten.

In jedem Fall sollten Sie den Eingang der Einladung kurz bestätigen und Ihrem Ansprech- oder Gesprächspartner eine Telefonnummer mitteilen.

Nach einer Einladung zum Vorstellungsgespräch sollte Ihre Antwort relativ schnell erfolgen. Das bedeutet, Sie sollten sich nicht mehr als zwei Tage dafür Zeit nehmen, den Termin zu bestätigen, um einen alternativen Termin zu bitten oder ihn abzusagen. Sie sollten eine gute Begründung haben, wenn Sie erst verspätet auf eine Einladung zum Vorstellungstermin antworten. Beispiele für legitime Gründe wären Krankheit oder Urlaub.

Was gehört in eine Antwort auf eine Einladung zum Telefoninterview?

Wir empfehlen Ihnen, ein wenig Zeit in die Beantwortung der Einladung zu investieren. Vermeiden Sie es daher, nur kurz und knapp oder gar formlos auf die Einladung zum Telefoninterview zu reagieren.

Wenn Sie sich um eine angemessene Antwort auf die Einladung bemühen, können Sie sich bereits dadurch von anderen Bewerbern abheben.

Mit nur einem Satz auf die Einladung zu antworten, wirkt auf den Personaler lustlos und zeugt von Desinteresse. Geben Sie Ihrer Antwort also eine angemessene persönliche Note.

Ihre Antwort sollte in jedem Fall Ihren Dank auf die Einladung zum Telefongespräch beinhalten sowie die Freude über das bevorstehende Gespräch ausdrücken. Anschließend sollte die Zusage oder ein alternativer Terminvorschlag formuliert werden. Hat sich für Sie in der Zwischenzeit eine andere berufliche Möglichkeit aufgetan oder Sie sind aus anderen Gründen verhindert, sollten Sie stattdessen trotzdem unbedingt höflich absagen!

Um Ihre Antwort abzurunden, dürfen Ihre Kontaktdaten in keinem Fall fehlen. Neben der Telefonnummer, unter der Sie zu erreichen sind, sollten Sie auch Ihre übrigen Kontaktdaten angeben. Geben Sie ruhig auch - falls vorhanden - die Links zu Ihren Profilen auf Xing oder LinkedIn an.

Beispiel für eine Antwort auf die Einladung zum Telefoninterview:

Sehr geehrte Frau XY/Sehr geehrter Herr XY,

vielen Dank für Ihre Einladung für ein Telefoninterview am [TT.MM.JJJJ] um [Uhrzeit]. Ich freue mich auf die Möglichkeit, Sie vorab telefonisch von meiner Person zu überzeugen.

Hiermit bestätige ich den von Ihnen vorgeschlagenen Termin. Sollte es zu kurzfristigen Änderungen kommen, erreichen Sie mich bei Bedarf gerne unter der [Telefonnummer].

Ich freue mich auf das bevorstehende Telefongespräch und verbleibe mit freundlichen Grüßen

[Vorname und Nachname]

Ihre Telefonnummer

Optionale Telefonnummer

Ihre Anschrift

Links zu Ihren Business-Profilen (Xing / LinkedIn)

Sie können auf die Einladung zum telefonischen Vorstellungsgespräch schriftlich oder telefonisch antworten - beide Möglichkeiten wirken professionell.

Generell sind Sie mit der schriftlichen Antwort auf der sicheren Seite, da es passieren kann, dass der Personalverantwortliche Ihren Anruf nicht entgegennehmen kann und eine E-Mail hingegen in einem passenden Moment lesen kann.

Wie Sie mit einem Terminvorschlag am besten umgehen sollten

Es kann immer der Fall eintreten, dass Ihnen ein Terminvorschlag gemacht wird, den Sie nicht wahrnehmen können. Es ist völlig legitim, dass Sie auch andere Termine oder Verpflichtungen (z. B. ein noch bestehendes Arbeitsverhältnis) haben, denen Sie nachgehen müssen. Machen Sie sich daher keine Gedanken um eine ausführliche Begründung für einen alternativen Terminvorschlag. Viele Personaler machen sogar bereits mehrere Terminvorschläge, sodass Sie sich für einen passenden Termin entscheiden können.

Sollten Sie Ihren Wunsch nach einem alternativen Termin dennoch näher begründen wollen, nennen Sie keine Begründung, die sich auf private Vergnügungen bezieht! Dass Sie Ihren täglichen Gang ins Fitnessstudio nicht verschieben möchten, ist hier absolut fehl am Platz.

Ein bereits gebuchter Urlaub oder ähnliche private oder persönliche Verpflichtungen zählen hier nicht dazu und ist selbstverständlich völlig legitim.

Nachdem Sie auf die Einladung zum Telefoninterview geantwortet haben, sollten Sie nicht zwangsläufig mit einer weiteren Antwort rechnen. Sollten Sie sich dennoch unsicher sein, ob das vereinbarte Gespräch wie geplant stattfindet, können Sie einen Tag vor dem Termin noch einmal kurz im Unternehmen anrufen und nachfragen. Das zeugt von guter Vorbereitung und Engagement Ihrerseits.

Tipps zur Vorbereitung auf das Telefoninterview

1. Telefoninterview üben

Üben Sie das Gespräch mit Freunden, der Familie oder dem Partner - auf jeden Fall auch über das Telefon. Spielen Sie das Interview an mehreren Orten durch und schauen Sie, wo Sie sich am wohlsten fühlen und achten Sie darauf, wo Sie eine gute Telefonverbindung haben. Ihr Partner sollte auch darauf achten, ob Sie am Telefon klar verständlich sind.

2. Informieren Sie sich über das Unternehmen

Recherchieren Sie über das Unternehmen und informieren Sie sich über die Branche und die Produkte oder Dienstleistungen. So können Sie Rückfragen stellen und zeigen, dass Sie sich bereits intensiv mit dem Unternehmen beschäftigt haben.

3. Stellenanzeige gründlich lesen

Lesen Sie sich die Stellenanzeige noch einmal gründlich durch: Welche Qualifikationen sind wichtig und welche Eigenschaften werden erwartet? Machen Sie sich diese bewusst und überlegen Sie, was Ihre Stärken und Charaktereigenschaften sind und wie diese zum Unternehmen und zur Stelle passen. Heben Sie sie im Telefoninterview hervor.

4. Standardfragen kennen...

... und Antworten darauf vorbereiten. Befassen Sie sich mit sämtlichen persönlichen als auch beruflichen Fragen, die Ihnen gestellt werden könnten. Legen Sie sich beispielsweise für Fragen zu Ihrem Werdegang oder Lebenslauf Ihre Unterlagen bereit. Es zeugt nur von zu wenig Vorbereitung, wenn Sie während des Gesprächs unterbrechen müssen, weil Sie nach bestimmten Unterlagen suchen müssen.

5. Recherchieren Sie über Ihren Gesprächspartner

Zur Vorbereitung auf das Gespräch zählt auch, dass Sie im Vorfeld in Erfahrung bringen sollten, mit wem Sie es am Telefon zu tun haben werden. Falls Sie (noch) nicht wissen, wer das Interview mit Ihnen führen wird: Fragen Sie ruhig nach und bringen es in Erfahrung! Recherchieren Sie im Internet (beispielsweise Xing oder LinkedIn), ob Sie mehr über den Interviewer herausfinden können. Wenn Sie ein Bild vor Augen haben, fällt Ihnen das Gespräch leichter. Vielleicht entdecken Sie Gemeinsamkeiten, woraus sich gute Gesprächsthemen ergeben können.

6. Mit einem Überraschungsanruf rechnen

Personaler können auch überraschend bei Ihnen anrufen, deswegen sollten Sie sich in der Bewerbungsphase immer mit vollem Namen melden, Ihre Mitbewohner informieren und die Ansage Ihrer Mailbox checken.

7. Telefon checken

Vergewissern Sie sich, dass Sie eine gute Verbindung haben und dass der Akku aufgeladen ist. Um auf Nummer sicherzugehen, sollten Sie sich vielleicht sogar überlegen, dass Interview über ein Festnetztelefon zu führen - das mag für die heutige Zeit zwar etwas altmodisch erscheinen, ist aber im Zweifelsfall die sicherere Option.

8. Englisch erwarten

Vor allem bei internationalen Unternehmen kann es durchaus vorkommen, dass der Interviewer mit Ihnen einen Teil des Gesprächs auf Englisch führen möchte. Seien Sie darauf gut vorbereitet und sich dessen bewusst, damit Sie nicht überrumpelt werden. Wiederholen Sie Grundkenntnisse und schauen Sie Fachvokabular nach. Hörbücher und Podcasts eignen sich ebenfalls, um in die Sprache wieder reinzufinden.

9. Rückfragen überlegen

Am Ende des Gesprächs werden Sie mit Sicherheit gefragt, ob Sie noch Rückfragen haben. Machen Sie sich vorher Gedanken und notieren Sie Ihre Fragen. Hier haben Sie einen großen Vorteil: Im Telefoninterview können Sie die Fragen einfach ablesen.

10. Einen geeigneten Ort finden

Es ist wichtig, dass Sie sich im Vorfeld überlegen, an welchem Ort Sie das Telefoninterview durchführen möchten. Sorgen Sie für Ordnung an diesem Platz, so können Sie auch Ihre Gedanken während des Gesprächs besser sortieren und sich fokussieren.

11. Bewegung und genügend Schlaf

Gehen Sie ausgeschlafen in das Gespräch, denn man kann auch ein unterdrücktes Gähnen hören. Überlegen Sie sich, sich vor dem Telefoninterview noch einmal an der frischen Luft zu bewegen oder Entspannungsübungen durchzuführen.

Tipps während des Telefoninterview

Auf was man während des Telefoninterviews achten sollte:

1. Die richtige Umgebung

Sie sollten sich während Ihres Interviews wohlfühlen und für eine ruhige Atmosphäre sorgen. Vermeiden Sie, während des Telefonats unterwegs zu sein oder störende Geräusche. Laute Hintergrundgeräusche lenken ab und wirken unprofessionell. Sie sollten sich voll und ganz auf das Telefoninterview fokussieren. Sorgen Sie dafür, dass Sie das Gespräch ungestört und ohne Zwischenfälle führen können.

2. Genügend Zeit einplanen

Ein Telefoninterview ist meist kürzer als ein Vorstellungsgespräch – 15 bis 45 Minuten sind hierbei die Regel. Dies ist allerdings nur ein Richtwert, weshalb Sie genügend Zeit einplanen sollten, sodass Sie nicht unter Zeitdruck geraten und unruhig werden.

3. Name des Ansprechpartner

Notieren Sie sich den Namen des Gesprächspartners, so können Sie ihn ab und zu mit seinem Namen ansprechen. Dies ist ein Ausdruck von Freundlichkeit und zeigt, dass Sie den anderen wertschätzen. Zudem zeigt die Wiederholung des Namens Interesse und kann schneller eine Bindung aufbauen.

4. Kleiden Sie sich so, als hätten Sie ein persönliches Vorstellungsgespräch

Es geht zwar um ein Telefoninterview, bei dem Ihr Gesprächspartner Sie nicht sehen kann, aber es ist psychologisch erwiesen, dass unsere Kleidung unbewusst auf unser Verhalten wirkt. Ihnen wird dadurch auch die Ernsthaftigkeit des Gesprächs bewusster.

5. Gesprächsatmosphäre schaffen

Das entspannt die Stimmung und bringt das Gespräch auf eine persönliche Ebene. Falls sich die Situation ergibt, können Sie auch ein wenig Small Talk führen. Das entspannt die Stimmung und bringt das Gespräch auf eine persönliche Ebene.

6. Lächeln Sie!

Man kann Ihr Lächeln zwar nicht sehen, aber hören. Ihre Mimik spiegelt sich in Ihrer Stimme wider und Sie klingen freundlicher. Mit Ihrer Stimme transportieren Sie diese Stimmung und es kann das Gespräch positiv prägen und beeinflussen.

7. Ihre Stimme

Schon eine aufrechte Sitzhaltung kann die Stimme effektiv beeinflussen. Sprechen Sie klar und deutlich und vermeiden Sie nuscheln oder das Verschlucken von Wörtern. Achten Sie auch auf Ihre Atmung, die Lautstärke und Ihr Sprechtempo. Wenn man nervös ist, spricht man meistens zu schnell. Hier kann es hilfreich sein, einen festen Stand einzunehmen und tief in den Bauch zu atmen. Wenn Sie an dem Tag noch nicht (viel) geredet haben: Wärmen Sie Ihre Stimme auf. Lesen Sie etwas laut vor, singen Sie, telefonieren Sie mit jemandem und trinken Sie ausreichend.

8. Sätze beenden

Halten Sie Ihre Sätze und Antworten kurz und knapp. Bringen Sie Wichtiges auf den Punkt und bringen Sie Gedankengänge zu Ende.

9. Dialog führen

In einem Telefoninterview sollte nicht nur Ihr Gesprächspartner reden. Stellen Sie Fragen und beteiligen Sie sich aktiv an der Gesprächsführung. Es ist ein Gespräch auf Augenhöhe und kein Verhör!

10. Auf Ausdrucksweise achten

Während eines Telefoninterviews sollten Sie jeglichen Dialekt oder Jargon wie beispielsweise Jugend- oder Umgangssprache oder sogar Schimpfwörter absolut unterlassen!

11. Trinken bereitstellen

Stellen Sie sich am besten auch etwas zu trinken (idealerweise ohne Kohlensäure, Achtung Aufstoßgefahr!) bereit, um zwischendurch deswegen nicht aufstehen zu müssen. Ein trockener Mund kann bei Aufregung oder unter Stress hin und wieder vorkommen.

13. Notizen machen

Machen Sie sich Notizen zu dem Gespräch. So können Sie sich auch während des Gesprächs Fragen notieren, die Sie im Anschluss stellen möchten.

Sie könne sich auch Punkte notieren, wo Sie unsicher waren, damit Sie das Gespräch im Nachhinein noch einmal Revue passieren lassen können und es beim nächsten Vorstellungsgespräch besser machen können.

12. Keine Ablenkung

Eigentlich selbstverständlich: Während des Telefonats sollten Sie nicht essen, nicht rauchen, nicht am Laptop tippen, keine Musik hören oder Fernsehen schauen. Schalten Sie alle möglichen Geräuschquellen aus.

13. Gesprächspausen akzeptieren

Dass während eines Gesprächs Pausen entstehen können, ist ganz normal. Lassen Sie sich dadurch nicht verunsichern und empfinden Sie die Stille nicht als unangenehm. Nutzen Sie die Zeit lieber, um ihre Gedanken zu ordnen und sich zu sammeln oder einen Schluck Wasser zu trinken.

14. Aussprechen lassen

Andere Menschen zu unterbrechen gilt als unhöflich - also fallen Sie Ihrem Gegenüber nicht ins Wort. Sollte es dennoch zu so einer Situation kommen, ist das nicht schlimm, sondern menschlich. Einigen Sie sich dann aber mit Ihrem Gesprächspartner darauf, wer zuerst sprechen kann. Im Zweifelsfall lassen Sie am besten den Personalverantwortlichen zuerst zu Wort kommen!

15. Persönliche Verabschiedung

Verabschieden Sie sich auf jeden Fall persönlich mit einem freundlichen „Ich bedanke mich bei Ihnen für das nette Gespräch, Frau/Herr _______.“ von Ihrem Gesprächspartner. Wenn Sie Ihr Gegenüber noch einmal direkt ansprechen, stellen Sie einen persönlichen Bezug dar und hinterlassen einen positiven letzten Eindruck. Denn der letzte Eindruck ist genauso entscheidend und bedeutsam wie der erste!

Fazit

Nehmen Sie ein Telefoninterview auf jeden Fall ernst und bereiten Sie sich gut darauf vor. Wenn selbstsicheres Telefonieren in Ihrem zukünftigen Job zu Ihren Aufgaben zählt, ist es besonders wichtig, dass Sie mit einem kompetenten Verhalten überzeugen. Das gibt Ihnen Sicherheit. Auch wenn es eine ungewohnte Situation für Sie sein sollte, versuchen Sie, nicht zu verkrampft zu sein und lächeln Sie am Telefon.

Durch eine gründliche Vorbereitung können Sie im Telefoninterview von sich überzeugen und von anderen Bewerbern abheben. Damit können Sie Ihre Chancen auf eine Einladung zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch und den zukünftigen Job erhöhen!